Dengan banyaknya perusahaan-perusahaan baru, profesi sebagai personal assistant kini banyak digeluti. Pengusaha dengan mobilitas tinggi, direktur perusahaan, petinggi sebuah lembaga hingga para selebritis membutuhkan setidaknya satu orang untuk membantu mereka mengatur jadwal. Disinilah peran PA sangat dibutuhkan.
Seorang Personal Assistant atau asisten pribadi itu sebenarnya apa sih?
Personal Assistant adalah orang yang dipercaya oleh direktur atau atasan untuk mengurus pekerjaan maupun urusan pribadi mereka. Profesi ini berpusat untuk menangani satu orang saja yaitu atasan mereka. Mengurus administrasi, mengatur jadwal, menyiapkan segala kebutuhan pekerjaan merupakan beberapa tugas hariannya.
Asisten pribadi biasanya bekerja sama dengan staf manajerial atau eksekutif senior untuk mengerjakan hal-hal administratif. Seorang PA memiliki peran penting dalam membantu manajer memanfaatkan waktu mereka dengan sebaik-baiknya dalam tugas administrasi dan kesekretariatan.
Di level lebih tinggi ada asisten eksekutif yang bekerja di tingkat sangat senior, baik untuk CEO atau direktur dewan. “Banyak dari PA kami akhirnya menjadi tangan kanan dari CEO terkemuka atau individu terkemuka dan akan ditugasi dengan segalanya. Mulai dari proyek hingga manajemen acara,” kata Emily Bain dan Claire Gray, co-founder dari agen perekrutan PA Bain dan Gray. “Ini adalah pekerjaan yang kompleks di mana para kandidat perlu menunjukkan ketajaman manajerial yang nyata.”
“Saya mendapatkan dorongan untuk menjadi lebih baik, mengetahui bahwa saya mengorganisir orang lain,” kata Ashleigh Broadbent, asisten pribadi untuk pendiri Ginger Public Speaking. “Saya merasakan kepuasan dalam pekerjaan ini. Karena direktur saya mengandalkan saya untuk mengambil tanggung jawab dan saya menikmati mengetahui bahwa pekerjaan saya berkontribusi pada gambaran yang lebih besar.”
Meskipun tiap perusahaan memiliki tugas yang berbeda untuk PA-nya, beberapa tanggung jawab yang diberikan kepada profesi tersebut meliputi:
- Bertindak sebagai titik kontak pertama: berurusan dengan korespondensi dan panggilan telepon.
- Mengelola buku harian dan mengatur pertemuan dan janji temu. Kebanyakan PA yang mengontrol akses bertemu dengan manajer / eksekutif.
- Pemesanan dan mengatur perjalanan, transportasi, dan akomodasi.
- Menyelenggarakan acara dan konferensi.
- Mengingatkan manajer / eksekutif tentang tugas dan tenggat waktu penting.
- Mengetik, menyusun, dan menyiapkan laporan, presentasi, dan korespondensi.
- Mengelola basis data dan sistem pengarsipan.
- Menerapkan dan memelihara prosedur / sistem administrasi.
- Berhubungan dengan staf, pemasok, dan klien.
- Mengumpulkan dan mengarsipkan biaya.
- Melakukan penelitian atas nama manajer.
- Mengorganisir komitmen pribadi manajer termasuk perjalanan atau pengasuhan anak.
Lalu, apakah profesi sebagai PA menjanjikan?
Dikutip dari Wolipop, menurut Ervia yang pernah menjadi PA di perusahaan ekspor-impor profesi sebagai PA bisa dibilang menjanjikan. “Sejauh ini pekerjaannya cukup menjanjikan buatku. Kalau dapat bos yang baik dan menghargai kerjaan, harga yang dibayar sebanding dengan apa yang kita berikan untuknya.” Selain itu profesinya yang menuntut untuk bertemu orang-orang baru menjauhkannya dari rasa bosan bekerja selama 8 jam di kantor.
“Buat aku juga menyenangkan karena nggak harus ke kantor. Jalan-jalan terus ketemu orang baru. Jadi ya kita tetap kerja tapi sambil jalan-jalan. Kadang nge-mall dan nggak berasa kerjanya. Enaknya juga nggak terikat waktu dalam artian aku nggak harus ada di kantor 8 jam setiap hari,” lanjutnya lagi.